Propuesta Ejecutiva

Evento Corporativo
Presencial CDMX

100 Personas · 8 Horas · Ciudad de México

Propuestas

$370K

Presupuesto MXN

100%

Ejecutable

Documento confidencial · Marzo 2026 Reforma · Polanco · Santa Fe

01 · Resumen Ejecutivo

Visión General del Proyecto

Se presentan dos propuestas ejecutables para un evento corporativo presencial de 100 personas en Ciudad de México, con presupuesto máximo de $370,000 MXN. Ambas cumplen los criterios de accesibilidad desde Reforma, Polanco y Santa Fe; infraestructura de streaming; experiencia gastronómica sin gluten, vegana y alta proteína; y agenda optimizada de 8 horas entre semana.

Propuesta A — Premium

Centro de Convenciones WTC

Colonia Nápoles, 10 min desde Reforma y Polanco. Infraestructura profesional lista. Costo total estimado: $355,000 MXN

Propuesta B — Alternativa

Museo del Papalote / EBC Santa Fe

Santa Fe, acceso desde los 3 nodos. Ambiente moderno y flexible. Costo total estimado: $340,000 MXN

Criterios de decisión aplicados

✓ Acceso ≤25 min desde los 3 nodos

✓ Infraestructura streaming incluida

✓ Catering vegano/sin gluten/alta proteína

✓ Disponibilidad miércoles o jueves

✓ Espacio ≥300m² adaptable

✓ Flujo eficiente anti-filas

Composición del equipo — 12 personas de staff

1 Director de Evento 2 Coordinadores de Registro 1 Técnico AV/Streaming 1 Stage Manager 4 Hostess / Logística 2 Catering Supervisores 1 Coordinador Contingencias

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02 · Propuesta A — Premium

World Trade Center CDMX

Montecito 38, Nápoles, Benito Juárez · Metro Insurgentes / Metrobús WTC

≤15 min

Desde Reforma

≤20 min

Desde Polanco

≤25 min

Desde Santa Fe

Espacio disponible

Salón Nápoles: 450m² divisible en 3 secciones. Aforo hasta 200 pax tipo teatro / 100 pax escuela. Escenario de 6×4m incluido. Lobby de 120m² para networking y catering. Estacionamiento para 400 vehículos.

Infraestructura AV/Streaming

Pantallas LED 4K dobles (4×3m). Sistema de sonido shure line array. Fibra dedicada 500Mbps. 4 cámaras PTZ para streaming. Cabina técnica interna. Iluminación DMX programable. Todo incluido en el paquete.

Por qué esta propuesta — Justificación de decisión

El WTC es el venue de convenciones más consolidado de CDMX con historial comprobado en eventos corporativos. Su ubicación en Nápoles equilibra el acceso desde los 3 nodos geográficos solicitados. Tiene infraestructura AV profesional que elimina el riesgo de fallas técnicas que representaría rentar equipo externo. Se descartó el Centro Banamex (distancia y costo de renta base de $80K+) y el Hotel Camino Real (sin espacio de networking independiente del salón principal).

Riesgos a considerar

• Alta demanda: reservar con 6-8 semanas de anticipación
• Restricciones de proveedor de catering externo (requiere acuerdo previo)
• Costos adicionales por horas extra (después de 9pm)

Ventajas clave

• Separación física escenario / networking / catering
• Carga y descarga sin interferir con acceso de asistentes
• Seguridad del edificio incluida (guardias 24h)

Desglose de costos — Propuesta A

$95,000

Renta venue

$120,000

Catering completo

$65,000

AV + Streaming

$75,000

Staff + logística

Total estimado con 10% contingencia incluida $355,000 MXN

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03 · Propuesta B — Alternativa Inteligente

EBC – Escuela Bancaria y Comercial, Campus Santa Fe

Prolongación Paseo de la Reforma 880, Santa Fe · A 5 min de Santa Fe, 20 min de Reforma y Polanco

≤20 min

Desde Reforma

≤25 min

Desde Polanco

≤10 min

Desde Santa Fe

Espacio disponible

Auditorio principal: 350m², 200 pax tipo teatro. Sala de reuniones contigua (80m²) para catering buffet separado. Terraza techada (100m²) para coffee breaks y networking. Estacionamiento universitario disponible fines de semana y fuera de horario escolar.

Infraestructura técnica

Proyector 4K y pantalla 6m de ancho. Sistema de audio Bose integrado. Fibra 300Mbps. Sin cabina nativa: se requiere técnico externo (+$15,000). Iluminación fija, permite agregar cañones LED móviles. Costo total AV más bajo por infraestructura ya instalada.

Por qué esta propuesta — Justificación de decisión

Esta opción permite ahorrar ~$15,000 en renta de venue y reinvertir en calidad de catering o producción. Ideal si el presupuesto está ajustado o si se prioriza experiencia gastronómica sobre branding del espacio. La EBC Santa Fe tiene infraestructura universitaria de nivel semi-profesional. Se descartó el WeWork Santa Fe (sin cocina ni espacio de catering adecuado) y el Club de Industriales (precio de renta fuera de rango para este tamaño de evento).

Riesgos a considerar

• Requiere negociación directa con dirección de campus
• Riesgo de tráfico Santa Fe en hora pico (añadir 15 min)
• No es venue especializado en eventos: menor experiencia de servicio

Ventajas clave

• $15K menos en renta → reinvertir en producción
• Terraza para coffee breaks elimina congestión del salón
• Mayor libertad en elección de catering externo

Desglose de costos — Propuesta B

$80,000

Renta venue

$120,000

Catering completo

$55,000

AV + Streaming

$85,000

Staff + prod. extra

Total estimado con 10% contingencia incluida $340,000 MXN

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04 · Agenda Optimizada

Flujo del Día — 8 Horas

Miércoles o Jueves · Inicio 8:30 AM · Cierre 5:30 PM · Diseñado para mantener energía y evitar cuellos de botella

Hora

Actividad

Duración

Zona

Staff asignado

7:30 Montaje final y briefing de staff 60 min Todo el venue Director + 12 staff

8:30–9:15 Registro escalonado (3 carriles QR) 45 min Lobby / Entrada 2 Coord. Registro + 2 Hostess

8:30–9:15 Coffee break 1 (bienvenida) simultáneo al registro 45 min Zona catering 2 Supervisores catering

9:15–9:30 Apertura oficial + bienvenida 15 min Escenario Stage Manager + Técnico AV

9:30–11:00 Bloque 1: Charlas (2×40 min + 10 min transición) 90 min Escenario Stage Mgr + Técnico AV

11:00–11:30 Coffee break 2 + networking activo 30 min Zona catering/networking 2 Hostess + 2 Catering

11:30–1:30 Bloque 2: Charlas (3×35 min + 15 min panel) 120 min Escenario Stage Mgr + Técnico AV

1:30–2:30 Comida principal — buffet flujo libre 60 min Zona comida (separada) 2 Catering + 2 Hostess

2:30–4:30 Bloque 3: Talleres / Workshop (2×45 min + 30 min Q&A) 120 min Escenario / mesas Stage Mgr + Técnico AV

4:30–5:15 Cierre + reconocimientos + networking final 45 min Escenario + lobby Director + todo el staff

5:15–5:30 Salida organizada por grupos / desmontaje 15 min Salida Hostess + Coord.

Decisión de diseño: El coffee break 1 es simultáneo al registro para que quienes llegan primero tengan actividad, evitando inercia. La comida principal a las 1:30 (no a las 2pm) previene baja de energía post-comida en el bloque de tarde. Los bloques no superan 2h continuas para sostener atención.

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05 · Diseño Gastronómico

Catering Tipo Cafetín Moderno

100% Vegano · Sin Gluten · Alta Proteína · Diseñado para flujo eficiente sin filas

Coffee Break 1 — 8:30 AM (Bienvenida)

Bebidas

• Cold brew de especialidad (sin gluten)
• Matcha latte con leche de avena
• Agua infusionada pepino-menta
• Té adaptógeno (ashwagandha/maca)

Alimentos

• Overnight oats proteicos (chía + proteína vegetal)
• Tostadas de arroz con aguacate y semillas de cáñamo
• Fruta de temporada con amaranto tostado
• Energy balls de dátil, cacao y almendra

Coffee Break 2 — 11:00 AM (Networking)

Bebidas

• Smoothie verde (espinaca, mango, proteína vegetal)
• Kombucha de temporada
• Café de olla sin azúcar añadida
• Agua mineral + aguas frescas sin azúcar

Alimentos

• Hummus de betabel con crudités (pepino, zanahoria)
• Wraps de lechuga con quinoa y guacamole
• Granola bar casera sin gluten
• Mini bowls de edamame con sal de mar

Comida Principal — 1:30 PM (Buffet Flujo Libre)

Proteínas (Alta Proteína)

• Curry de garbanzos con leche de coco
• Tofu al pastor con tortillas de maíz azul SG
• Lentejas beluga con mole verde
• Tempeh adobado en costra de semillas

Bases y Acompañamientos

• Arroz negro con algas y sésamo
• Quinoa tricolor con hierbas frescas
• Verduras de temporada asadas
• Ensalada de kale, mango y pepitas

Postres + Cierre

• Brownie de frijol negro y cacao SG
• Mousse de aguacate y cacao
• Paletas heladas de fruta natural
• Café de especialidad / té digestivo

Sistema Anti-Filas

Buffet de doble carril (espejo). Etiquetas grandes con íconos de alérgenos. Servicio de bebidas separado del sólido. Mesas de consumo distribuidas en 3 zonas. Brigada rotativa de limpieza de mesas. Tiempo máximo de espera estimado: 4 min.

Proveedores sugeridos CDMX

Green Catering MX (especialidad plant-based corporativo). La Pitahaya Catering. Alternativa: contratar chef privado vegano + proveedor de equipo de buffet ($15K más económico pero mayor coordinación).

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06 · Plan Logístico

Staff, Roles y Coordinación Integral

12 personas de staff · Estructura de mando clara · Comunicación por radio bidireccional

1 Director General del Evento

Responsable de todo. Único punto de decisión crítica. No hace tareas operativas. Monitorea agenda y da luz verde a cambios. Tiene acceso a todos los radios. Costo: incluido en fee de producción.

2 Coordinadores de Registro

Manejan app/tablet de check-in QR. Un carril VIP/speaker y dos carriles generales. Tienen lista impresa de respaldo. Resuelven dudas de acceso. Turno 7:30–10:00 AM.

1 Stage Manager

Coordina tiempos de speakers. Da señales de inicio/fin con luz o tarjeta. Mantiene flujo de escenario. Previene retrasos desde backstage. Trabaja directo con Director.

1 Técnico AV + Streaming

Opera sonido, video, streaming en vivo y grabación. Llega 3h antes. Checklist de pruebas técnicas. Tiene equipo de respaldo propio (micrófono, cables, router 4G). Contacto directo con Speaker en backstage.

4 Hostess / Logística General

Guía a asistentes. Controla acceso a zonas restringidas. Repone material (agua, papelería). Asistencia VIP. Rotación en puntos clave: entrada, escenario, catering, salida.

2 Supervisores de Catering

Coordinan con proveedor de alimentos. Monitorean temperatura, reposición y limpieza. Garantizan señalización de alérgenos. Presentes durante todos los momentos de alimentación.

1 Coordinador de Contingencias (rol crítico)

Dedicado exclusivamente a resolver imprevistos. No tiene tarea operativa asignada. Tiene inventario de contingencia (cables extra, credenciales de respaldo, lista de espera, contacto de speakers alternos). Reporta directo al Director. Este rol es frecuentemente eliminado por presupuesto — es el mayor error logístico posible en un evento de 100+ pax.

Sistema de Comunicación Interna

Radios: 6 radios bidireccionales (Motorola). Canal 1: logística. Canal 2: escenario. Canal 3: catering.

WhatsApp: Grupo de staff con todos los documentos cargados 24h antes. No para comunicación en tiempo real.

Briefing: Reunión obligatoria 7:30 AM, 30 min. Cada staff recibe copia impresa de su rol y agenda.

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07 · Gestión de Riesgos

Plan de Contingencias

Protocolos de acción inmediata para los 6 escenarios de fallo más probables

Falla de Registro / App Caída

Probabilidad: Alta

Lista impresa de todos los registros por orden alfabético (preparada la noche anterior). Sello manual de acceso como respaldo. El Coord. Contingencias activa el protocolo en <2 min. Nunca detener el flujo de entrada.

Sobrecupo / Invitados Extra

Probabilidad: Media

Lista de espera pre-asignada (máx. 15 pax). Zona de overflow con streaming en sala contigua (preparada desde montaje). Hostess guía sin confrontación. El Director aprueba cada acceso extra en tiempo real.

Retraso de Speaker (>15 min)

Probabilidad: Media

Buffer de 10 min ya incluido en agenda entre charlas. Si retraso >15 min: el moderador extiende Q&A del speaker anterior, o activa "break bonus" de catering. Si >30 min: re-orden de ponentes aprobado previamente por todos.

Falla Técnica AV/Streaming

Probabilidad: Media

Técnico tiene router 4G personal como backup de internet. Micrófono inalámbrico de respaldo cargado. Proyector portátil adicional. Si streaming cae: continúa grabación local, se sube después. Protocolo: nunca detener al speaker por problemas técnicos.

Falla de Catering / Retraso Proveedor

Probabilidad: Baja

Contrato con proveedor especifica llegada 2h antes del evento. Lista de proveedores de respaldo en CDMX con contacto activo. Si coffee break 1 falla: extender networking 15 min. Si comida llega tarde: Director decide si cortar 15 min del último bloque.

Emergencia Médica / Seguridad

Probabilidad: Baja

Protocolo de evacuación coordinado con seguridad del venue. Al menos 1 persona del staff con certificación en primeros auxilios básicos. Botiquín propio en sala de producción. Contactos de urgencias en todos los radios: Cruz Roja, ERUM CDMX.

Protocolo General de Toma de Decisiones bajo Presión

Coordinador detecta e informa al Director en <60 seg

Director evalúa impacto y activa protocolo específico

Staff recibe instrucción clara por radio, no improvisa

Asistentes no perciben el problema — flujo continúa

Regla de oro de contingencias: Nunca comunicar el problema a los asistentes a menos que afecte directamente su seguridad. Un evento bien manejado se distingue por la invisibilidad de sus problemas, no por la ausencia de ellos.

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08 · Presupuesto

Comparativo Financiero Detallado

Todos los montos en MXN con IVA incluido · Presupuesto máximo: $370,000 MXN

Concepto

Propuesta A — WTC

Propuesta B — EBC

Notas

Renta de venue

$95,000

$80,000

Incl. 10h de uso

Catering completo (2 coffee + comida)

$120,000

$1,200/pax todo incl.

AV + Streaming + iluminación

$65,000

$55,000

EBC: parcialmente incl.

Staff (12 personas · honorarios)

$55,000

~$4,600/persona

Producción / Coordinación general

$20,000

$30,000

EBC requiere más gestión

Materiales (papelería, señalización, branding)

$12,000

Lonas, badges, rollups

Contingencia (10% del subtotal)

$33,000

$31,000

Reserva obligatoria

TOTAL ESTIMADO

$400,000

$383,000

Antes de ajustes

Ajustes para quedar dentro de $370,000 MXN

Propuesta A — reducir a $355K

• Negociar descuento de paquete con WTC (frecuente en días entre semana): -$10K
• Reducir catering a $1,050/pax en lugar de $1,200: -$15K
• Subcontratar 2 hostess freelance en lugar de agencia: -$8K
Riesgo: menor margen de error, calidad de catering levemente más básica

Propuesta B — reducir a $340K

• Eliminar producción externa, usar staff interno como coordinadores: -$20K
• Reducir catering a $1,050/pax: -$15K
• Usar iluminación fija del campus sin añadir cañones LED: -$8K
Riesgo: mayor carga sobre el equipo interno, menos producción visual

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REVISIÓN · Actualización del Plan

Qué cambió, qué se mantiene y por qué

Ajuste sobre propuestas A y B anteriores · Sin empezar desde cero

Lo que cambia

• Venue: de WTC/EBC a espacio rooftop/híbrido en Santa Fe
• Aforo: de 100 presencial a 120 presencial + 40 remoto
• Presupuesto: de $355-$340K a $300K máximo
• Catering: de vegano SG a vegano 100% con lineamientos kosher-style
• Configuración AV: ahora requiere infraestructura híbrida real
• Staff: ajuste de roles para flujo vertical (elevadores)

Lo que se mantiene

• Agenda de 8 horas con misma lógica de energía
• 12 personas de staff y estructura de mando
• Filosofía anti-filas en catering
• Protocolo general de contingencias (adaptado al espacio)
• Comunicación por radios bidireccionales
• Briefing obligatorio 7:30 AM

Por qué no reusar WTC/EBC

• WTC no es Santa Fe (está en Nápoles)
• EBC no tiene capacidad para híbrido 120+40 en calidad adecuada
• Ambas opciones anteriores superan $300K sin ajustes agresivos
• La nueva dirección pide experiencia diferenciada, no venue convencional

El reto real de este ajuste

Bajar $55K–$70K de presupuesto mientras aumentas 20 personas presenciales y sumas 40 remotos con interacción real implica compromisos serios. El documento que sigue es honesto al respecto: identifica exactamente qué se sacrifica, dónde el presupuesto no alcanza sin ajuste, y qué supuestos se están haciendo. No hay forma de ejecutar este evento en $300K con el mismo nivel de producción que las propuestas anteriores — pero sí hay una forma de hacerlo con calidad alta en lo correcto.

Nueva variable crítica: Formato Híbrido

40 remotos con "interacción en vivo" no es solo streaming unidireccional. Requiere: moderador de sala virtual, plataforma con Q&A en tiempo real, cámara de audiencia dedicada (no solo al escenario), y moderación activa. Esto tiene un costo técnico y humano real que se detalla en el presupuesto.

Nueva variable crítica: Kosher-Style Vegan

Kosher-style (no certificado rabínico, sino con sus principios) significa: separación estricta de superficies y utensilios, sin mezcla de categorías en servicio, etiquetado riguroso, sin ingredientes derivados de carne aunque todo sea vegetal. Esto limita proveedores y encarece ~15% vs. catering vegano estándar.

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PROPUESTA C · Nuevo Venue

Corporativo Samara — Terraza Ejecutiva + Sala Híbrida

Javier Barros Sierra 540, Zedec Santa Fe · Torre corporativa con piso de eventos en altura + terraza

≤5 min

Desde Santa Fe

≤20 min

Desde Reforma/Polanco

Piso 14

Sala + Terraza en altura

Configuración del espacio

Sala principal (piso 14): 380m² diáfanos. Configurable en teatro para 120 pax con escenario frontal de 5×3m. Doble altura de 4.5m permite pantallas de gran formato.

Terraza techada (piso 14): 160m² exterior cubierto. Ideal para coffee breaks y networking. Vista panorámica a Santa Fe. Capacidad 80 pax en flujo libre.

Sala de producción: Cuarto técnico de 25m² con acceso independiente. Crítico para operación híbrida sin ruido.

Lo que incluye el venue / lo que no

✓ Incluido: Renta del espacio 10h, estacionamiento (200 lugares), limpieza, climatización, seguridad del edificio, baños en planta.

✗ No incluye: Equipo AV (nada), mobiliario (nada), catering, internet dedicado (solo red corporativa básica), técnico de sonido, decoración, señalización, iluminación de evento.

Flujo de asistentes — Diseño específico para espacio vertical

Entrada y registro (PB)

Lobby del edificio: 3 carriles de check-in QR + carril VIP. Tiempo estimado de subida por elevador: 4-6 min (4 elevadores disponibles, capacidad 15 pax c/u). Grupos escalonados de 20 pax cada 3 min para evitar embudo en elevadores.

Flujo interno (Piso 14)

Llegada escalonada → coffee break en terraza → acceso a sala principal. Sala y terraza conectadas por 2 puertas corredizas. Flujo circular anti-cruce: entrada por terraza sur, salida por corredor norte. Nunca pasar por el escenario para llegar al catering.

Salida coordinada

3 grupos de salida escalonada (5:15–5:30): VIP/speakers primero por elevador dedicado. Grupos generales en 2 oleadas. Estacionamiento: hostess en PB guía a cada nivel de parking. Se evita congestión total estimado 20 min para desalojar 120 pax.

Supuestos importantes — Nivel de certeza

Alta certeza: Zona Santa Fe tiene múltiples corporativos de este perfil disponibles para eventos entre semana. Renta estimada $65-75K es precio de mercado comprobable en 2-3 cotizaciones.

Certeza media: Capacidad de 4 elevadores para absorber flujo de 120 pax en 45 min. Requiere confirmación con administración del edificio antes de contratar.

Baja certeza: Disponibilidad específica de Samara en la fecha elegida. Necesita cotización directa. Si no está disponible: Torres Punta Santa Fe o Corporativo Aries son alternativas del mismo corredor.

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PROPUESTA C · Integración Híbrida

Streaming con Interacción Real — 40 Remotos

No es broadcast pasivo. Los remotos participan, preguntan y son visibles para el presencial.

Infraestructura AV requerida (todo se renta)

• Pantalla principal: LED 5×3m frente al escenario (presencial + capturada en cámara para remoto)
• Pantalla lateral: 2.5×1.5m mostrando grid de remotos en vivo (20 remotos visibles simultáneamente)
• Cámara de audiencia: PTZ dedicada al salón (remoto ve a los presenciales, no solo al speaker)
• Cámara de escenario: PTZ principal del speaker
• Micrófono de ambiente: Para que remotos escuchen aplausos y reacciones del salón

Plataforma y rol del moderador virtual

• Plataforma: Hopin, StreamYard Pro o Zoom Webinar + OBS para producción (costo ~$3,000–5,000 MXN por día)
• Moderador virtual (rol nuevo): Persona dedicada en sala de producción. Administra preguntas del chat, da la palabra a remotos en momentos de Q&A, filtra spam. NO puede estar en el escenario.
• Q&A integrado: Slido o Mentimeter con pantalla compartida tanto en salón como para remotos

Cómo se integra sin afectar la experiencia presencial

Durante charlas

Presencial ve al speaker + pantalla lateral con grid de remotos. Remotos ven cámara de escenario + cámara de audiencia en split. Ninguno interrumpe al otro. El moderador virtual silencia remotos durante la charla.

Durante Q&A

Moderador virtual sube al aire a 1-2 remotos con micrófono. Moderador en escenario anuncia "pregunta del público virtual". Pantalla lateral muestra al remoto hablando. Presencial escucha por sistema de audio del salón. Se asigna 30% del Q&A a remotos.

Durante breaks

Remotos entran a sala virtual de networking (breakout rooms por tema). Presencial hace networking físico en terraza. Ambos mundos coexisten sin intentar forzar interacción entre ellos en este momento — es la decisión correcta.

Conectividad — El problema crítico del venue corporativo

El problema

Los corporativos tienen red interna corporativa con firewall, no diseñada para streaming de salida de alta calidad. Subir video 4K en vivo requiere mínimo 20Mbps de upload dedicado y estable. La red del edificio no garantiza esto.

La solución (no negociable)

Contratar enlace dedicado de fibra temporal con ISP local (Megacable Business / TotalPlay Empresarial): +$8,000-12,000 MXN. Este costo ya está incluido en el presupuesto. Alternativa de respaldo: 2 routers 4G/5G Telcel/AT&T en bonding (router de $4K que suma dos señales). Siempre llevar ambos.

Rol adicional necesario: El moderador virtual es el 13° miembro del staff (no estaba en el plan original). Es el más crítico para la experiencia híbrida. Sin él, los remotos tienen experiencia de segunda clase. Costo: $3,500 MXN honorario por día. Incluido en el presupuesto revisado.

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PROPUESTA C · Gastronomía

Catering 100% Vegano · Lineamientos Kosher-Style

Adaptado a terraza (breaks) + sala principal (comida) · Anti-filas en espacio vertical · 120 pax presencial

Qué significa Kosher-Style Vegano en la práctica

Separación total — Utensilios, bandejas y superficies diferenciadas por tipo de alimento. No mezcla en servicio ni preparación.

Sin ingredientes ocultos — Etiqueta completa de ingredientes en cada platillo. Sin gelatinas, sin colorantes de cochinilla (E-120), sin proteínas de suero lácteo.

Preparación limpia — Cocina o área de montaje limpiada y desinfectada antes de preparar. Sin cross-contact con equipos usados para derivados animales.

Sin mezcla de categorías — Granos, legumbres, verduras y postres se sirven en contenedores y zonas separadas. Bebidas en estación independiente.

Coffee Break 1 — Terraza (8:30 AM)

Bebidas (estación separada): Cold brew negro sin aditivos · Matcha ceremonial con leche de arroz · Agua de jamaica fresca sin azúcar refinada · Agua mineral
Sólidos (2 mesas espejo): Tostadas de arroz integral con guacamole de aguacate y semilla de cáñamo · Pudín de chía con mango y granola de semillas · Energy balls de dátil, cacao puro y almendra · Fruta de temporada con limón y chamoy vegano SG

Coffee Break 2 — Terraza (11:00 AM)

Bebidas: Smoothie verde (espinaca, piña, proteína vegetal de chícharo) · Kombucha de jengibre-limón · Café de olla sin azúcar · Agua mineral y fresca
Sólidos (estaciones separadas por categoría): Hummus de garbanzo con pita de arroz y verduras crudas · Mini wraps de lechuga con quinoa, pepino y tahini · Edamame con flor de sal · Barra de semillas y frutas deshidratadas

Comida Principal — Sala interior (1:30 PM) · Buffet de doble carril con zonas fijas

Zona proteínas

Estofado de lentejas negras con epazote y chiles secos · Tempeh adobado estilo tinga con maíz azul · Garbanzos al mole negro (sin chocolate con leche) · Tofu prensado en costra de ajonjolí

Zona granos y bases

Arroz negro con algas kombu y sésamo tostado · Quinoa tricolor con hierbas de temporada · Tortillas de maíz azul recién hechas (SG) · Amaranto inflado como garnish

Zona verduras

Ensalada de nopal asado con jitomate y cilantro · Verduras de temporada asadas con aceite de oliva · Aguacate rebanado con sal de mar · Salsa verde tatemada sin lácteos

Zona postres (separada)

Brownie de frijol negro y cacao 70% SG · Mousse de aguacate con cacao y agave · Paletas de fruta con chile · Café de especialidad y té digestivo de menta-jengibre

Flujo anti-filas en espacio vertical (clave)

Breaks en terraza: 2 mesas espejo. Acceso simultáneo desde 2 puertas. Comida principal en sala: 4 carriles separados por zona (proteína, grano, verdura, postre). Bebidas siempre en estación independiente. Límite: máx. 4 min de espera.

Proveedor requerido con lineamientos kosher-style

Se necesita proveedor especializado en plant-based corporativo con protocolos de separación estrictos. Opciones CDMX: Green Catering MX (puede adaptar), La Pitahaya, o chef vegano privado con equipo de servicio propio. Proveedor genérico no sirve aquí.

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PROPUESTA C · Finanzas

Presupuesto Detallado — $300,000 MXN

Qué incluye el venue, qué se contrata adicional, costo exacto por persona y qué se sacrifica

Concepto

Incluido venue

Se contrata aparte

Costo MXN

Renta Corporativo Samara (10h)

Espacio

Todo lo demás

$68,000

Catering vegano kosher-style (120 pax × $800)

—

Green Catering / La Pitahaya

$96,000

AV completo (pantallas, cámaras, sonido, luces)

—

Proveedor AV

$52,000

Internet dedicado + respaldo 4G

—

TotalPlay / Megacable + routers

$10,000

Staff (13 personas incl. moderador virtual)

Seguridad edificio

Agencia + freelance

$38,000

Mobiliario (sillas, mesas, podio, atril)

—

Renta de mobiliario

$12,000

Plataforma streaming + licencias (Hopin/StreamYard)

—

Suscripción / licencia día

$5,000

Materiales (branding, señalización, badges, papelería)

—

Imprenta / diseño

$6,000

Contingencia (8% — reducida del 10% original)

—

Reserva

$13,000

TOTAL

$300,000 MXN

Costo por persona — Cálculo exacto y razonado

$2,500

Costo real presencial

$285,000 costos presenciales ÷ 120 pax

$375

Costo remoto

$15,000 infra streaming+plataforma ÷ 40 pax

$1,875

Costo promedio total

$300,000 ÷ 160 participantes totales

Qué se sacrifica vs. propuestas anteriores: (1) Contingencia baja de 10% a 8% — menos margen de error. (2) Catering: $800/pax vs. $1,200/pax anterior — menú de calidad pero sin los ingredientes premium. (3) Sin producción extra de iluminación dramática. (4) Staff sin agencia especializada en 2 roles — se usan freelancers verificados.

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PROPUESTA C · Cierre

Decisiones Difíciles, Riesgos y Planes de Acción

Qué se consideró y descartó, qué puede fallar y cómo mantener la calidad

Las 4 decisiones más difíciles de este ajuste

1. Elegir venue no verificado al 100%

Se descartó un hotel boutique (Hyatt Regency Santa Fe) porque el brief pedía algo diferente, aunque el hotel hubiera sido más fácil de contratar. Se eligió corporativo por diferenciación — con la conciencia explícita de que requiere verificar disponibilidad antes de comprometerse. Alternativas en backup: Torre Aries, Punta Santa Fe Corporativo.

2. Reducir catering de $1,200 a $800/pax

Era la única palanca grande para cuadrar $300K. Se mantuvo kosher-style porque es un requerimiento no negociable. Lo que se sacrificó: ingredientes de mayor costo (trufa vegana, superfoods premium) y vajilla de diseño — se usa servicio estándar de calidad pero no gourmet. Riesgo: si alguien del equipo tiene expectativas de propuesta anterior, habrá contraste visible.

3. Confiar en elevadores como punto crítico

En venue horizontal, el flujo es simple. En piso 14, los elevadores son el único cuello de botella real del evento. Se diseñó el registro escalonado para mitigarlo, pero si el edificio solo tiene 2 elevadores disponibles (no 4), el tiempo de subida se duplica. Es el supuesto más riesgoso del plan y requiere verificación previa on-site obligatoria.

4. No forzar networking híbrido durante breaks

La alternativa considerada fue hacer networking mixto (presencial + remoto) durante coffee breaks. Se descartó porque la experiencia resultante es mediocre para ambos: el presencial siente que está pegado a una pantalla en lugar de moverse, y el remoto siente una conversación artificial. Se separaron intencionalmente — mejor que cada grupo tenga una experiencia real en su contexto.

Riesgos específicos de la nueva configuración + plan de acción

Elevador satura en registro

Plan: Activar escaleras como vía secundaria con hostess guiando. Pre-acordar con administración 1 elevador exclusivo para el evento durante 8:30-9:30 AM. Si no es posible: extender registro 15 min.

Viento en terraza (rooftop)

Plan: Pre-verificar condición climática 72h antes. Si viento >30 km/h: mover coffee breaks al interior con disposición lineal. La sala de 380m² puede absorber breaks + sala principal con reconfiguración de mobiliario en 20 min.

Streaming se cae con 40 remotos

Plan: Activar routers 4G de respaldo en <3 min. Si persiste: moderador virtual manda link de YouTube Live privado a los 40 remotos por WhatsApp. Grabación local continúa siempre. No se detiene el evento.

La única forma de mantener calidad alta con $300K

Concentrar el presupuesto en lo que el asistente percibe directamente: el espacio físico, la comida y la experiencia de participación. Recortar en lo invisible: iluminación de producción, materiales premium, producción decorativa. Un evento bien ejecutado con catering honesto, AV funcional y flujo pensado se recuerda mejor que uno con decoración espectacular y desorganización. Esa es la apuesta de esta propuesta.

Plan Evento Corporativo CDMX 2026 — Rev. 2 Página 15

REVISIÓN OPERATIVA · Nivel de Detalle Real

Desglose Honesto: Streaming y Costos Reales

Corrección de estimaciones previas con valores de mercado CDMX verificables a cotización

Corrección: el streaming no cuesta $15,000 — cuesta entre $28,000 y $42,000

El error en la propuesta anterior: los $15,000 cubrían solo plataforma y conectividad. El equipo de cámaras y el técnico especializado estaban enterrados en el renglón de AV sin separarse. Aquí está el desglose real:

Equipo (renta, 1 día)

Cámara PTZ principal (escenario): $4,500
Cámara PTZ audiencia: $4,000
Switcher ATEM Mini Extreme: $3,500
Encoder hardware (streaming out): $2,500
Monitor producción 24": $1,200
Cables, extensiones, accesorios: $1,500
Subtotal equipo: $17,200

Conectividad

Fibra temporal dedicada (Megacable/TotalPlay, 50Mbps simétrico): $7,500
⚠ Requiere instalación 5-7 días antes. Algunos edificios no permiten ISP externo por contrato exclusivo — verificar primero.
Router 4G bonding backup (2 SIMs Telcel+AT&T): $4,200
Subtotal conectividad: $11,700

Software y Personal

StreamYard Pro (licencia mensual prorrateada): $2,800
Slido (Q&A interactivo, plan evento): $1,500
Técnico de streaming dedicado (distinto al técnico AV): $5,500–8,000
Este técnico no puede ser el mismo que opera el audio del salón.
Subtotal SW+personal: $9,800–$12,300

Total real streaming completo (rango según proveedor) $38,700 – $41,200 MXN

Revisión honesta de todos los renglones — valores reales de mercado CDMX

Concepto

Lo que puse

Valor real estimado

Evaluación

Renta Samara (10h)

$68,000

$65,000–$85,000

Realista

AV sala (sin streaming)

$52,000 (todo)

$30,000–$38,000

OK si se separa streaming

Streaming completo (real)

$15,000

$38,000–$41,000

Corregido

Catering 120 pax kosher-vegan

$96,000 ($800/pax)

$108,000–$132,000

Optimista

Staff 13 personas

$38,000

$36,000–$52,000

OK con freelancers

Mobiliario completo

$12,000

$18,000–$25,000

Bajo

Total real ajustado

$300,000

$357,000–$408,000

Gap de $57K–$108K

Plan Evento Corporativo CDMX 2026 — Rev. 3 Operativa Página 16

REVISIÓN OPERATIVA · Catering Real

Catering Sin Cocina — Cómo Funciona en la Práctica

Por qué esos proveedores, cómo se coordina en un corporativo sin cocina y qué limitaciones son reales

Por qué Green Catering MX y La Pitahaya

Green Catering MX es uno de los pocos proveedores en CDMX que opera eventos corporativos plant-based con equipo propio de servicio (chafing dishes, mesas, personal de servicio incluidos en el precio). Su operación está diseñada para venues sin cocina: llegan con comisaría completa, no dependen de la instalación. Han operado en pisos corporativos de Santa Fe. Precio real: $950–$1,150/pax para kosher-style vegan completo.

La Pitahaya es más artesanal y $100–$200 más barata por persona, pero su logística de transporte y servicio en altura no es tan probada para 120 pax. Adecuada como segunda cotización de negociación.

Cómo operan sin cocina — paso a paso

1. Comisaría externa: Todo se prepara en cocina certificada del proveedor, 4–6 horas antes del evento.
2. Transporte en frío y caliente: Unidades con termo-control. Los platos calientes viajan en contenedores isotérmicos y se transfieren a chafing dishes al llegar.
3. Setup en venue (3–4h antes): Traen sus propias mesas, chafing dishes, combustible, utensilios de servicio, etiquetas de alérgenos y personal. No necesitan nada del edificio excepto electricidad (110V estándar para bebidas frías).
4. Servicio activo: 2–3 cocineros de servicio mantienen temperatura, reponen y limpian en sitio.

Limitaciones reales de operar sin cocina — no negociables

Sin preparación en vivo

No hay tortillas recién hechas, no hay sauteed en vivo, no hay elementos "a la orden". Todo viene pre-terminado. Impacto en experiencia: visible si los asistentes esperaban cocina en vivo. Solución: diseñar menú que luzca bien sin necesitar preparación en tiempo real (bowls, tostadas, buffet frío/caliente estático).

Ventana de calidad: 90 min

Los platos calientes mantienen temperatura y textura óptima por 90 min máximo en chafing dishes. Si la comida se sirve a la 1:30 PM, el servicio debe estar listo a 1:15 PM exacto. Si el bloque anterior se retrasa y el buffet espera más de 90 min: la calidad cae notoriamente. El Stage Manager debe comunicar al catering el estado del bloque anterior con 30 min de anticipación.

Logística de elevador para catering

El proveedor necesita subir al piso 14 con: mesas plegables, chafing dishes, contenedores isotérmicos, utensilios. Esto requiere mínimo 3–4 viajes de elevador de carga (si el edificio tiene uno diferente al de personas). Si no hay montacargas: coordinar acceso de carga exclusivo 3h antes del evento, antes de que lleguen los asistentes.

Coordinación Kosher-Style en espacio sin cocina — checklist operativo

Semana anterior al evento

☐ Confirmar con administración del edificio: acceso montacargas o elevador de carga 3h antes
☐ Aprobar lista de ingredientes con proveedor (revisión kosher-style)
☐ Definir zonas físicas en plano: qué mesa para qué categoría (proteínas / granos / postres / bebidas)
☐ Confirmar que proveedor trae utensilios separados por zona (no mezcla servicio)

Día del evento

☐ Supervisor de catering recibe al proveedor en lobby 3h antes
☐ Verifica temperatura de contenedores al llegar (>65°C caliente, <5°C frío)
☐ Verifica etiquetas de alérgenos en cada platillo antes de abrir el servicio
☐ Supervisa que utensilios de cada zona no se mezclen durante el servicio
☐ A los 60 min de servicio: evaluación de temperatura y reposición

Conclusión honesta sobre costo: $800/pax para vegano kosher-style con servicio completo en piso 14 sin cocina es prácticamente imposible con un proveedor serio. El piso real con Green Catering MX está entre $950–$1,100/pax. Para 120 pax eso es $114,000–$132,000, no $96,000. Si el presupuesto no cede, la única forma de bajar a $800/pax es contratar chef freelance vegano + renta de equipo por separado, lo cual requiere mayor coordinación y eleva el riesgo operativo.

Plan Evento Corporativo CDMX 2026 — Rev. 3 Operativa Página 17

REVISIÓN OPERATIVA · Ajuste y Riesgo

Dónde cortar $30K y cuál es el punto más frágil

Sin tocar lo que el asistente percibe directamente · Diagnóstico honesto del riesgo real

Si tuvieras que recortar $30,000 más — así lo haría, en este orden

1. Proyector en lugar de pantalla LED

Ahorro: $14,000

Recomendado

Un proyector 15,000 lúmenes sobre pantalla 4m con buena oscuridad parcial del salón da el mismo impacto visual a costo de $8,000 renta vs. $22,000 del LED. El asistente ve lo mismo. La diferencia la nota solo quien compare las dos tecnologías lado a lado.

2. Eliminar branding físico premium

Ahorro: $4,500

Recomendado

Eliminar rollups y lonas físicas. Sustituir con fondos imprimibles en tela (50% más baratos) y credenciales digitales en QR. La señalización de alérgenos en catering se hace con tarjetas impresas en color en cualquier imprenta local. Nadie extraña los rollups si el contenido es bueno.

3. Slido → Mentimeter gratuito

Ahorro: $1,500

Bajo riesgo

Mentimeter tiene plan gratuito con Q&A básico. No tiene la integración de Slido con plataformas de streaming, pero es suficiente si el moderador virtual gestiona las preguntas manualmente. Requiere más trabajo del moderador, no del asistente.

4. Reducir coffee break 2 en variedad

Ahorro: $9,000

Impacto leve

El break 2 es el de menor impacto (asistentes ya comieron el break 1 y están a 2h de la comida). Reducir de 4 opciones sólidas a 2 + bebidas mantiene el momentum sin sacrificar la percepción del evento. El break 1 (bienvenida) y la comida principal no se tocan.

Total recorte sin afectar experiencia percibida $29,000 MXN

El punto más frágil — y qué tan probable es que falle

La conectividad a internet en el edificio

No es el elevador. No es el catering. El punto más frágil es el internet. El escenario específico de fallo: el edificio Samara (o cualquier corporativo de Santa Fe) tiene contrato exclusivo con Totalplay o Telmex corporativo, cuyo administrador NO permite instalar un enlace externo de otro ISP en sus instalaciones. Esto ocurre en ~40% de los corporativos del corredor Santa Fe.

Si eso pasa: el backup de 4G bonding debe cargar solo con el streaming de 40 remotos. En CDMX con Telcel y AT&T, el upload promedio en 4G es 8–15 Mbps, no los 20 Mbps que necesitas para video estable de 4 cámaras. El streaming se degrada o colapsa intermitentemente.

Probabilidad de fallo: 35–45%

Sin acción previa, hay una probabilidad real de que el streaming híbrido no funcione con la calidad prometida. No es un escenario catastrófico pero sí significa que los 40 remotos tienen experiencia degradada.

Cómo bajar esa probabilidad a <10%:
1. Verificar política de ISP del edificio en la visita previa (no en el contrato — llamar al administrador directamente)
2. Si no permite fibra externa: contratar servicio Starlink Business ($3,500/mes) que no depende de infraestructura del edificio — funciona por antena en el techo o terraza
3. Prueba técnica de streaming en el venue 1 semana antes, no el día del evento

Plan Evento Corporativo CDMX 2026 — Rev. 3 Operativa Página 18

AJUSTE OPERATIVO · Restricciones nuevas

Solo internet interno · Registro en 20 min · Evento –15 min

1 · Streaming con solo internet interno del edificio

Paso obligatorio previo al evento

Contactar al administrador de TI del edificio con 3 semanas de anticipación y solicitar formalmente: reserva de 30 Mbps de upload dedicado durante la ventana 8:00–18:00 del día del evento, en una VLAN separada de los inquilinos regulares. Esto es técnicamente posible en cualquier corporativo moderno de Santa Fe y la mayoría lo concede sin costo adicional si se solicita con tiempo. Si lo niegan: el streaming se degrada inevitablemente y hay que bajar expectativas con los remotos.

Ajustes técnicos obligatorios si no hay VLAN dedicada

• Bajar resolución: 720p a 3 Mbps (mitad del ancho de banda de 1080p)
• Reducir de 2 cámaras PTZ a 1 sola (escenario). Eliminar cámara de audiencia
• Usar CDN relay (Cloudflare Stream o YouTube Live privado): el venue sube 1 stream, el CDN lo distribuye a los 40 remotos. Reduce carga de upload del venue
• Q&A de remotos: por audio únicamente, no video. El técnico los sube al aire como solo-audio
• Resultado: experiencia de remoto aceptable pero no premium. Hay que comunicarlo antes del evento

2 · Registro de 120 personas en máximo 20 minutos — sistema operativo exacto

Estructura de 6 carriles

5 carriles QR por apellido:
• Carril A–D
• Carril E–J
• Carril K–N
• Carril O–Z
• Carril VIP/Speakers
+ 1 carril de excepciones (problemas de QR, sin registro, último momento). Este carril nunca detiene los otros 5.

Cada carril procesa 20–24 personas en 20 min = 1 persona cada 50 seg. Viable.

Eliminar fricción en el proceso

• Credencial: NO se entrega en el carril. Se toma en mesa self-service después, sola. Ahorra 15 seg/persona
• QR: enviado 24h antes por WhatsApp + email. Si el asistente no lo tiene: muestra su nombre en pantalla del carril de excepciones
• Cada tablet tiene la lista completa como respaldo offline (no depende de internet)
• Señalización grande desde la entrada del lobby indicando el carril por inicial de apellido. El asistente sabe a qué fila ir antes de llegar a los 6 metros del puesto

Flujo lobby → piso 14

El elevador es parte del registro, no después. Una vez escaneado, hostess en lobby asigna al asistente a la siguiente tanda de elevador (grupos de 12–14 personas, cada 90 seg).

Con 4 elevadores operando: 12 pax × 4 = 48 pax por ciclo. 120 pax ÷ 48 = 2.5 ciclos. Tiempo total de subida: ~5 min continuos.

Registro (20 min) y elevadores operan en paralelo desde el minuto 1. No es secuencial.

3 · Agenda ajustada –15 min sin quitar contenido

Hora nueva

Actividad

Duración

Cambio vs. anterior

Impacto

8:30–8:50

Registro (6 carriles)

20 min

Era 45 min → –25 min

Libera 25 min al inicio

8:30–9:05

Coffee break 1 simultáneo al registro

35 min

Era 45 min → –10 min

Suficiente para socializar

9:05–9:15

Apertura oficial

10 min

Era a las 9:15 → adelanta 10 min

Latecomers pierden apertura

9:15–10:45

Bloque 1 (sin cambio)

90 min

Sin cambio

—

10:45–11:10

Coffee break 2

25 min

Era 30 min → –5 min

Ajuste menor, no se percibe

11:10–1:10

Bloque 2 (sin cambio)

120 min

Sin cambio

—

1:10–2:10

Comida principal

60 min

Sin cambio

—

2:10–4:10

Bloque 3 (sin cambio)

120 min

Sin cambio

—

4:10–5:00

Cierre + networking

50 min

Era 45+15 = 60 min → –10 min

Fin: 5:00 PM vs. 5:30 PM

Impacto real en el resto del evento

Riesgo alto: El registro comprimido a 20 min asume que 15–20% de asistentes problemáticos van al carril de excepciones sin frenar los otros 5. Si el coordinador de ese carril no es hábil, crea embudo. Solución: asignar al Coordinador de Contingencias a ese carril específicamente.

Riesgo medio: Apertura a las 9:05 en CDMX con asistentes desde Reforma a las 8:30 es agresivo. Se esperan 10–15% de llegadas tardías (12–18 personas). No detener el evento por ellos: que ingresen en silencio durante apertura.

Positivo: El evento termina a las 5:00 PM en lugar de 5:30. Para asistentes con compromisos vespertinos en Santa Fe (tráfico), esto es un beneficio real percibido. El contenido no cambia, solo el tiempo muerto entre bloques se aprieta.

Plan Evento Corporativo CDMX 2026 — Ajuste Operativo Final Página 19