Propuesta Ejecutiva

Evento Corporativo
Presencial CDMX

100 Personas · 8 Horas · Ciudad de México

Propuestas

$370K

Presupuesto MXN

100%

Ejecutable

Documento confidencial · Marzo 2026 Reforma · Polanco · Santa Fe

01 · Resumen Ejecutivo

Visión General del Proyecto

Se presentan dos propuestas ejecutables para un evento corporativo presencial de 100 personas en Ciudad de México, con presupuesto máximo de $370,000 MXN. Ambas cumplen los criterios de accesibilidad desde Reforma, Polanco y Santa Fe; infraestructura de streaming; experiencia gastronómica sin gluten, vegana y alta proteína; y agenda optimizada de 8 horas entre semana.

Propuesta A — Premium

Centro de Convenciones WTC

Colonia Nápoles, 10 min desde Reforma y Polanco. Infraestructura profesional lista. Costo total estimado: $355,000 MXN

Propuesta B — Alternativa

Museo del Papalote / EBC Santa Fe

Santa Fe, acceso desde los 3 nodos. Ambiente moderno y flexible. Costo total estimado: $340,000 MXN

Criterios de decisión aplicados

✓ Acceso ≤25 min desde los 3 nodos

✓ Infraestructura streaming incluida

✓ Catering vegano/sin gluten/alta proteína

✓ Disponibilidad miércoles o jueves

✓ Espacio ≥300m² adaptable

✓ Flujo eficiente anti-filas

Composición del equipo — 12 personas de staff

1 Director de Evento 2 Coordinadores de Registro 1 Técnico AV/Streaming 1 Stage Manager 4 Hostess / Logística 2 Catering Supervisores 1 Coordinador Contingencias

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02 · Propuesta A — Premium

World Trade Center CDMX

Montecito 38, Nápoles, Benito Juárez · Metro Insurgentes / Metrobús WTC

≤15 min

Desde Reforma

≤20 min

Desde Polanco

≤25 min

Desde Santa Fe

Espacio disponible

Salón Nápoles: 450m² divisible en 3 secciones. Aforo hasta 200 pax tipo teatro / 100 pax escuela. Escenario de 6×4m incluido. Lobby de 120m² para networking y catering. Estacionamiento para 400 vehículos.

Infraestructura AV/Streaming

Pantallas LED 4K dobles (4×3m). Sistema de sonido shure line array. Fibra dedicada 500Mbps. 4 cámaras PTZ para streaming. Cabina técnica interna. Iluminación DMX programable. Todo incluido en el paquete.

Por qué esta propuesta — Justificación de decisión

El WTC es el venue de convenciones más consolidado de CDMX con historial comprobado en eventos corporativos. Su ubicación en Nápoles equilibra el acceso desde los 3 nodos geográficos solicitados. Tiene infraestructura AV profesional que elimina el riesgo de fallas técnicas que representaría rentar equipo externo. Se descartó el Centro Banamex (distancia y costo de renta base de $80K+) y el Hotel Camino Real (sin espacio de networking independiente del salón principal).

Riesgos a considerar

• Alta demanda: reservar con 6-8 semanas de anticipación
• Restricciones de proveedor de catering externo (requiere acuerdo previo)
• Costos adicionales por horas extra (después de 9pm)

Ventajas clave

• Separación física escenario / networking / catering
• Carga y descarga sin interferir con acceso de asistentes
• Seguridad del edificio incluida (guardias 24h)

Desglose de costos — Propuesta A

$95,000

Renta venue

$120,000

Catering completo

$65,000

AV + Streaming

$75,000

Staff + logística

Total estimado con 10% contingencia incluida $355,000 MXN

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03 · Propuesta B — Alternativa Inteligente

EBC – Escuela Bancaria y Comercial, Campus Santa Fe

Prolongación Paseo de la Reforma 880, Santa Fe · A 5 min de Santa Fe, 20 min de Reforma y Polanco

≤20 min

Desde Reforma

≤25 min

Desde Polanco

≤10 min

Desde Santa Fe

Espacio disponible

Auditorio principal: 350m², 200 pax tipo teatro. Sala de reuniones contigua (80m²) para catering buffet separado. Terraza techada (100m²) para coffee breaks y networking. Estacionamiento universitario disponible fines de semana y fuera de horario escolar.

Infraestructura técnica

Proyector 4K y pantalla 6m de ancho. Sistema de audio Bose integrado. Fibra 300Mbps. Sin cabina nativa: se requiere técnico externo (+$15,000). Iluminación fija, permite agregar cañones LED móviles. Costo total AV más bajo por infraestructura ya instalada.

Por qué esta propuesta — Justificación de decisión

Esta opción permite ahorrar ~$15,000 en renta de venue y reinvertir en calidad de catering o producción. Ideal si el presupuesto está ajustado o si se prioriza experiencia gastronómica sobre branding del espacio. La EBC Santa Fe tiene infraestructura universitaria de nivel semi-profesional. Se descartó el WeWork Santa Fe (sin cocina ni espacio de catering adecuado) y el Club de Industriales (precio de renta fuera de rango para este tamaño de evento).

Riesgos a considerar

• Requiere negociación directa con dirección de campus
• Riesgo de tráfico Santa Fe en hora pico (añadir 15 min)
• No es venue especializado en eventos: menor experiencia de servicio

Ventajas clave

• $15K menos en renta → reinvertir en producción
• Terraza para coffee breaks elimina congestión del salón
• Mayor libertad en elección de catering externo

Desglose de costos — Propuesta B

$80,000

Renta venue

$120,000

Catering completo

$55,000

AV + Streaming

$85,000

Staff + prod. extra

Total estimado con 10% contingencia incluida $340,000 MXN

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04 · Agenda Optimizada

Flujo del Día — 8 Horas

Miércoles o Jueves · Inicio 8:30 AM · Cierre 5:30 PM · Diseñado para mantener energía y evitar cuellos de botella

Hora

Actividad

Duración

Zona

Staff asignado

7:30 Montaje final y briefing de staff 60 min Todo el venue Director + 12 staff

8:30–9:15 Registro escalonado (3 carriles QR) 45 min Lobby / Entrada 2 Coord. Registro + 2 Hostess

8:30–9:15 Coffee break 1 (bienvenida) simultáneo al registro 45 min Zona catering 2 Supervisores catering

9:15–9:30 Apertura oficial + bienvenida 15 min Escenario Stage Manager + Técnico AV

9:30–11:00 Bloque 1: Charlas (2×40 min + 10 min transición) 90 min Escenario Stage Mgr + Técnico AV

11:00–11:30 Coffee break 2 + networking activo 30 min Zona catering/networking 2 Hostess + 2 Catering

11:30–1:30 Bloque 2: Charlas (3×35 min + 15 min panel) 120 min Escenario Stage Mgr + Técnico AV

1:30–2:30 Comida principal — buffet flujo libre 60 min Zona comida (separada) 2 Catering + 2 Hostess

2:30–4:30 Bloque 3: Talleres / Workshop (2×45 min + 30 min Q&A) 120 min Escenario / mesas Stage Mgr + Técnico AV

4:30–5:15 Cierre + reconocimientos + networking final 45 min Escenario + lobby Director + todo el staff

5:15–5:30 Salida organizada por grupos / desmontaje 15 min Salida Hostess + Coord.

Decisión de diseño: El coffee break 1 es simultáneo al registro para que quienes llegan primero tengan actividad, evitando inercia. La comida principal a las 1:30 (no a las 2pm) previene baja de energía post-comida en el bloque de tarde. Los bloques no superan 2h continuas para sostener atención.

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05 · Diseño Gastronómico

Catering Tipo Cafetín Moderno

100% Vegano · Sin Gluten · Alta Proteína · Diseñado para flujo eficiente sin filas

Coffee Break 1 — 8:30 AM (Bienvenida)

Bebidas

• Cold brew de especialidad (sin gluten)
• Matcha latte con leche de avena
• Agua infusionada pepino-menta
• Té adaptógeno (ashwagandha/maca)

Alimentos

• Overnight oats proteicos (chía + proteína vegetal)
• Tostadas de arroz con aguacate y semillas de cáñamo
• Fruta de temporada con amaranto tostado
• Energy balls de dátil, cacao y almendra

Coffee Break 2 — 11:00 AM (Networking)

Bebidas

• Smoothie verde (espinaca, mango, proteína vegetal)
• Kombucha de temporada
• Café de olla sin azúcar añadida
• Agua mineral + aguas frescas sin azúcar

Alimentos

• Hummus de betabel con crudités (pepino, zanahoria)
• Wraps de lechuga con quinoa y guacamole
• Granola bar casera sin gluten
• Mini bowls de edamame con sal de mar

Comida Principal — 1:30 PM (Buffet Flujo Libre)

Proteínas (Alta Proteína)

• Curry de garbanzos con leche de coco
• Tofu al pastor con tortillas de maíz azul SG
• Lentejas beluga con mole verde
• Tempeh adobado en costra de semillas

Bases y Acompañamientos

• Arroz negro con algas y sésamo
• Quinoa tricolor con hierbas frescas
• Verduras de temporada asadas
• Ensalada de kale, mango y pepitas

Postres + Cierre

• Brownie de frijol negro y cacao SG
• Mousse de aguacate y cacao
• Paletas heladas de fruta natural
• Café de especialidad / té digestivo

Sistema Anti-Filas

Buffet de doble carril (espejo). Etiquetas grandes con íconos de alérgenos. Servicio de bebidas separado del sólido. Mesas de consumo distribuidas en 3 zonas. Brigada rotativa de limpieza de mesas. Tiempo máximo de espera estimado: 4 min.

Proveedores sugeridos CDMX

Green Catering MX (especialidad plant-based corporativo). La Pitahaya Catering. Alternativa: contratar chef privado vegano + proveedor de equipo de buffet ($15K más económico pero mayor coordinación).

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06 · Plan Logístico

Staff, Roles y Coordinación Integral

12 personas de staff · Estructura de mando clara · Comunicación por radio bidireccional

1 Director General del Evento

Responsable de todo. Único punto de decisión crítica. No hace tareas operativas. Monitorea agenda y da luz verde a cambios. Tiene acceso a todos los radios. Costo: incluido en fee de producción.

2 Coordinadores de Registro

Manejan app/tablet de check-in QR. Un carril VIP/speaker y dos carriles generales. Tienen lista impresa de respaldo. Resuelven dudas de acceso. Turno 7:30–10:00 AM.

1 Stage Manager

Coordina tiempos de speakers. Da señales de inicio/fin con luz o tarjeta. Mantiene flujo de escenario. Previene retrasos desde backstage. Trabaja directo con Director.

1 Técnico AV + Streaming

Opera sonido, video, streaming en vivo y grabación. Llega 3h antes. Checklist de pruebas técnicas. Tiene equipo de respaldo propio (micrófono, cables, router 4G). Contacto directo con Speaker en backstage.

4 Hostess / Logística General

Guía a asistentes. Controla acceso a zonas restringidas. Repone material (agua, papelería). Asistencia VIP. Rotación en puntos clave: entrada, escenario, catering, salida.

2 Supervisores de Catering

Coordinan con proveedor de alimentos. Monitorean temperatura, reposición y limpieza. Garantizan señalización de alérgenos. Presentes durante todos los momentos de alimentación.

1 Coordinador de Contingencias (rol crítico)

Dedicado exclusivamente a resolver imprevistos. No tiene tarea operativa asignada. Tiene inventario de contingencia (cables extra, credenciales de respaldo, lista de espera, contacto de speakers alternos). Reporta directo al Director. Este rol es frecuentemente eliminado por presupuesto — es el mayor error logístico posible en un evento de 100+ pax.

Sistema de Comunicación Interna

Radios: 6 radios bidireccionales (Motorola). Canal 1: logística. Canal 2: escenario. Canal 3: catering.

WhatsApp: Grupo de staff con todos los documentos cargados 24h antes. No para comunicación en tiempo real.

Briefing: Reunión obligatoria 7:30 AM, 30 min. Cada staff recibe copia impresa de su rol y agenda.

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07 · Gestión de Riesgos

Plan de Contingencias

Protocolos de acción inmediata para los 6 escenarios de fallo más probables

Falla de Registro / App Caída

Probabilidad: Alta

Lista impresa de todos los registros por orden alfabético (preparada la noche anterior). Sello manual de acceso como respaldo. El Coord. Contingencias activa el protocolo en <2 min. Nunca detener el flujo de entrada.

Sobrecupo / Invitados Extra

Probabilidad: Media

Lista de espera pre-asignada (máx. 15 pax). Zona de overflow con streaming en sala contigua (preparada desde montaje). Hostess guía sin confrontación. El Director aprueba cada acceso extra en tiempo real.

Retraso de Speaker (>15 min)

Probabilidad: Media

Buffer de 10 min ya incluido en agenda entre charlas. Si retraso >15 min: el moderador extiende Q&A del speaker anterior, o activa "break bonus" de catering. Si >30 min: re-orden de ponentes aprobado previamente por todos.

Falla Técnica AV/Streaming

Probabilidad: Media

Técnico tiene router 4G personal como backup de internet. Micrófono inalámbrico de respaldo cargado. Proyector portátil adicional. Si streaming cae: continúa grabación local, se sube después. Protocolo: nunca detener al speaker por problemas técnicos.

Falla de Catering / Retraso Proveedor

Probabilidad: Baja

Contrato con proveedor especifica llegada 2h antes del evento. Lista de proveedores de respaldo en CDMX con contacto activo. Si coffee break 1 falla: extender networking 15 min. Si comida llega tarde: Director decide si cortar 15 min del último bloque.

Emergencia Médica / Seguridad

Probabilidad: Baja

Protocolo de evacuación coordinado con seguridad del venue. Al menos 1 persona del staff con certificación en primeros auxilios básicos. Botiquín propio en sala de producción. Contactos de urgencias en todos los radios: Cruz Roja, ERUM CDMX.

Protocolo General de Toma de Decisiones bajo Presión

Coordinador detecta e informa al Director en <60 seg

Director evalúa impacto y activa protocolo específico

Staff recibe instrucción clara por radio, no improvisa

Asistentes no perciben el problema — flujo continúa

Regla de oro de contingencias: Nunca comunicar el problema a los asistentes a menos que afecte directamente su seguridad. Un evento bien manejado se distingue por la invisibilidad de sus problemas, no por la ausencia de ellos.

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08 · Presupuesto

Comparativo Financiero Detallado

Todos los montos en MXN con IVA incluido · Presupuesto máximo: $370,000 MXN

Concepto

Propuesta A — WTC

Propuesta B — EBC

Notas

Renta de venue

$95,000

$80,000

Incl. 10h de uso

Catering completo (2 coffee + comida)

$120,000

$1,200/pax todo incl.

AV + Streaming + iluminación

$65,000

$55,000

EBC: parcialmente incl.

Staff (12 personas · honorarios)

$55,000

~$4,600/persona

Producción / Coordinación general

$20,000

$30,000

EBC requiere más gestión

Materiales (papelería, señalización, branding)

$12,000

Lonas, badges, rollups

Contingencia (10% del subtotal)

$33,000

$31,000

Reserva obligatoria

TOTAL ESTIMADO

$400,000

$383,000

Antes de ajustes

Ajustes para quedar dentro de $370,000 MXN

Propuesta A — reducir a $355K

• Negociar descuento de paquete con WTC (frecuente en días entre semana): -$10K
• Reducir catering a $1,050/pax en lugar de $1,200: -$15K
• Subcontratar 2 hostess freelance en lugar de agencia: -$8K
Riesgo: menor margen de error, calidad de catering levemente más básica

Propuesta B — reducir a $340K

• Eliminar producción externa, usar staff interno como coordinadores: -$20K
• Reducir catering a $1,050/pax: -$15K
• Usar iluminación fija del campus sin añadir cañones LED: -$8K
Riesgo: mayor carga sobre el equipo interno, menos producción visual

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REVISIÓN · Actualización del Plan

Qué cambió, qué se mantiene y por qué

Ajuste sobre propuestas A y B anteriores · Sin empezar desde cero

Lo que cambia

• Venue: de WTC/EBC a espacio rooftop/híbrido en Santa Fe
• Aforo: de 100 presencial a 120 presencial + 40 remoto
• Presupuesto: de $355-$340K a $300K máximo
• Catering: de vegano SG a vegano 100% con lineamientos kosher-style
• Configuración AV: ahora requiere infraestructura híbrida real
• Staff: ajuste de roles para flujo vertical (elevadores)

Lo que se mantiene

• Agenda de 8 horas con misma lógica de energía
• 12 personas de staff y estructura de mando
• Filosofía anti-filas en catering
• Protocolo general de contingencias (adaptado al espacio)
• Comunicación por radios bidireccionales
• Briefing obligatorio 7:30 AM

Por qué no reusar WTC/EBC

• WTC no es Santa Fe (está en Nápoles)
• EBC no tiene capacidad para híbrido 120+40 en calidad adecuada
• Ambas opciones anteriores superan $300K sin ajustes agresivos
• La nueva dirección pide experiencia diferenciada, no venue convencional

El reto real de este ajuste

Bajar $55K–$70K de presupuesto mientras aumentas 20 personas presenciales y sumas 40 remotos con interacción real implica compromisos serios. El documento que sigue es honesto al respecto: identifica exactamente qué se sacrifica, dónde el presupuesto no alcanza sin ajuste, y qué supuestos se están haciendo. No hay forma de ejecutar este evento en $300K con el mismo nivel de producción que las propuestas anteriores — pero sí hay una forma de hacerlo con calidad alta en lo correcto.

Nueva variable crítica: Formato Híbrido

40 remotos con "interacción en vivo" no es solo streaming unidireccional. Requiere: moderador de sala virtual, plataforma con Q&A en tiempo real, cámara de audiencia dedicada (no solo al escenario), y moderación activa. Esto tiene un costo técnico y humano real que se detalla en el presupuesto.

Nueva variable crítica: Kosher-Style Vegan

Kosher-style (no certificado rabínico, sino con sus principios) significa: separación estricta de superficies y utensilios, sin mezcla de categorías en servicio, etiquetado riguroso, sin ingredientes derivados de carne aunque todo sea vegetal. Esto limita proveedores y encarece ~15% vs. catering vegano estándar.

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PROPUESTA C · Nuevo Venue

Corporativo Samara — Terraza Ejecutiva + Sala Híbrida

Javier Barros Sierra 540, Zedec Santa Fe · Torre corporativa con piso de eventos en altura + terraza

≤5 min

Desde Santa Fe

≤20 min

Desde Reforma/Polanco

Piso 14

Sala + Terraza en altura

Configuración del espacio

Sala principal (piso 14): 380m² diáfanos. Configurable en teatro para 120 pax con escenario frontal de 5×3m. Doble altura de 4.5m permite pantallas de gran formato.

Terraza techada (piso 14): 160m² exterior cubierto. Ideal para coffee breaks y networking. Vista panorámica a Santa Fe. Capacidad 80 pax en flujo libre.

Sala de producción: Cuarto técnico de 25m² con acceso independiente. Crítico para operación híbrida sin ruido.

Lo que incluye el venue / lo que no

✓ Incluido: Renta del espacio 10h, estacionamiento (200 lugares), limpieza, climatización, seguridad del edificio, baños en planta.

✗ No incluye: Equipo AV (nada), mobiliario (nada), catering, internet dedicado (solo red corporativa básica), técnico de sonido, decoración, señalización, iluminación de evento.

Flujo de asistentes — Diseño específico para espacio vertical

Entrada y registro (PB)

Lobby del edificio: 3 carriles de check-in QR + carril VIP. Tiempo estimado de subida por elevador: 4-6 min (4 elevadores disponibles, capacidad 15 pax c/u). Grupos escalonados de 20 pax cada 3 min para evitar embudo en elevadores.

Flujo interno (Piso 14)

Llegada escalonada → coffee break en terraza → acceso a sala principal. Sala y terraza conectadas por 2 puertas corredizas. Flujo circular anti-cruce: entrada por terraza sur, salida por corredor norte. Nunca pasar por el escenario para llegar al catering.

Salida coordinada

3 grupos de salida escalonada (5:15–5:30): VIP/speakers primero por elevador dedicado. Grupos generales en 2 oleadas. Estacionamiento: hostess en PB guía a cada nivel de parking. Se evita congestión total estimado 20 min para desalojar 120 pax.

Supuestos importantes — Nivel de certeza

Alta certeza: Zona Santa Fe tiene múltiples corporativos de este perfil disponibles para eventos entre semana. Renta estimada $65-75K es precio de mercado comprobable en 2-3 cotizaciones.

Certeza media: Capacidad de 4 elevadores para absorber flujo de 120 pax en 45 min. Requiere confirmación con administración del edificio antes de contratar.

Baja certeza: Disponibilidad específica de Samara en la fecha elegida. Necesita cotización directa. Si no está disponible: Torres Punta Santa Fe o Corporativo Aries son alternativas del mismo corredor.

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PROPUESTA C · Integración Híbrida

Streaming con Interacción Real — 40 Remotos

No es broadcast pasivo. Los remotos participan, preguntan y son visibles para el presencial.

Infraestructura AV requerida (todo se renta)

• Pantalla principal: LED 5×3m frente al escenario (presencial + capturada en cámara para remoto)
• Pantalla lateral: 2.5×1.5m mostrando grid de remotos en vivo (20 remotos visibles simultáneamente)
• Cámara de audiencia: PTZ dedicada al salón (remoto ve a los presenciales, no solo al speaker)
• Cámara de escenario: PTZ principal del speaker
• Micrófono de ambiente: Para que remotos escuchen aplausos y reacciones del salón

Plataforma y rol del moderador virtual

• Plataforma: Hopin, StreamYard Pro o Zoom Webinar + OBS para producción (costo ~$3,000–5,000 MXN por día)
• Moderador virtual (rol nuevo): Persona dedicada en sala de producción. Administra preguntas del chat, da la palabra a remotos en momentos de Q&A, filtra spam. NO puede estar en el escenario.
• Q&A integrado: Slido o Mentimeter con pantalla compartida tanto en salón como para remotos

Cómo se integra sin afectar la experiencia presencial

Durante charlas

Presencial ve al speaker + pantalla lateral con grid de remotos. Remotos ven cámara de escenario + cámara de audiencia en split. Ninguno interrumpe al otro. El moderador virtual silencia remotos durante la charla.

Durante Q&A

Moderador virtual sube al aire a 1-2 remotos con micrófono. Moderador en escenario anuncia "pregunta del público virtual". Pantalla lateral muestra al remoto hablando. Presencial escucha por sistema de audio del salón. Se asigna 30% del Q&A a remotos.

Durante breaks

Remotos entran a sala virtual de networking (breakout rooms por tema). Presencial hace networking físico en terraza. Ambos mundos coexisten sin intentar forzar interacción entre ellos en este momento — es la decisión correcta.

Conectividad — El problema crítico del venue corporativo

El problema

Los corporativos tienen red interna corporativa con firewall, no diseñada para streaming de salida de alta calidad. Subir video 4K en vivo requiere mínimo 20Mbps de upload dedicado y estable. La red del edificio no garantiza esto.

La solución (no negociable)

Contratar enlace dedicado de fibra temporal con ISP local (Megacable Business / TotalPlay Empresarial): +$8,000-12,000 MXN. Este costo ya está incluido en el presupuesto. Alternativa de respaldo: 2 routers 4G/5G Telcel/AT&T en bonding (router de $4K que suma dos señales). Siempre llevar ambos.

Rol adicional necesario: El moderador virtual es el 13° miembro del staff (no estaba en el plan original). Es el más crítico para la experiencia híbrida. Sin él, los remotos tienen experiencia de segunda clase. Costo: $3,500 MXN honorario por día. Incluido en el presupuesto revisado.

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PROPUESTA C · Gastronomía

Catering 100% Vegano · Lineamientos Kosher-Style

Adaptado a terraza (breaks) + sala principal (comida) · Anti-filas en espacio vertical · 120 pax presencial

Qué significa Kosher-Style Vegano en la práctica

Separación total — Utensilios, bandejas y superficies diferenciadas por tipo de alimento. No mezcla en servicio ni preparación.

Sin ingredientes ocultos — Etiqueta completa de ingredientes en cada platillo. Sin gelatinas, sin colorantes de cochinilla (E-120), sin proteínas de suero lácteo.

Preparación limpia — Cocina o área de montaje limpiada y desinfectada antes de preparar. Sin cross-contact con equipos usados para derivados animales.

Sin mezcla de categorías — Granos, legumbres, verduras y postres se sirven en contenedores y zonas separadas. Bebidas en estación independiente.

Coffee Break 1 — Terraza (8:30 AM)

Bebidas (estación separada): Cold brew negro sin aditivos · Matcha ceremonial con leche de arroz · Agua de jamaica fresca sin azúcar refinada · Agua mineral
Sólidos (2 mesas espejo): Tostadas de arroz integral con guacamole de aguacate y semilla de cáñamo · Pudín de chía con mango y granola de semillas · Energy balls de dátil, cacao puro y almendra · Fruta de temporada con limón y chamoy vegano SG

Coffee Break 2 — Terraza (11:00 AM)

Bebidas: Smoothie verde (espinaca, piña, proteína vegetal de chícharo) · Kombucha de jengibre-limón · Café de olla sin azúcar · Agua mineral y fresca
Sólidos (estaciones separadas por categoría): Hummus de garbanzo con pita de arroz y verduras crudas · Mini wraps de lechuga con quinoa, pepino y tahini · Edamame con flor de sal · Barra de semillas y frutas deshidratadas

Comida Principal — Sala interior (1:30 PM) · Buffet de doble carril con zonas fijas

Zona proteínas

Estofado de lentejas negras con epazote y chiles secos · Tempeh adobado estilo tinga con maíz azul · Garbanzos al mole negro (sin chocolate con leche) · Tofu prensado en costra de ajonjolí

Zona granos y bases

Arroz negro con algas kombu y sésamo tostado · Quinoa tricolor con hierbas de temporada · Tortillas de maíz azul recién hechas (SG) · Amaranto inflado como garnish

Zona verduras

Ensalada de nopal asado con jitomate y cilantro · Verduras de temporada asadas con aceite de oliva · Aguacate rebanado con sal de mar · Salsa verde tatemada sin lácteos

Zona postres (separada)

Brownie de frijol negro y cacao 70% SG · Mousse de aguacate con cacao y agave · Paletas de fruta con chile · Café de especialidad y té digestivo de menta-jengibre

Flujo anti-filas en espacio vertical (clave)

Breaks en terraza: 2 mesas espejo. Acceso simultáneo desde 2 puertas. Comida principal en sala: 4 carriles separados por zona (proteína, grano, verdura, postre). Bebidas siempre en estación independiente. Límite: máx. 4 min de espera.

Proveedor requerido con lineamientos kosher-style

Se necesita proveedor especializado en plant-based corporativo con protocolos de separación estrictos. Opciones CDMX: Green Catering MX (puede adaptar), La Pitahaya, o chef vegano privado con equipo de servicio propio. Proveedor genérico no sirve aquí.

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PROPUESTA C · Finanzas

Presupuesto Detallado — $300,000 MXN

Qué incluye el venue, qué se contrata adicional, costo exacto por persona y qué se sacrifica

Concepto

Incluido venue

Se contrata aparte

Costo MXN

Renta Corporativo Samara (10h)

Espacio

Todo lo demás

$68,000

Catering vegano kosher-style (120 pax × $800)

—

Green Catering / La Pitahaya

$96,000

AV completo (pantallas, cámaras, sonido, luces)

—

Proveedor AV

$52,000

Internet dedicado + respaldo 4G

—

TotalPlay / Megacable + routers

$10,000

Staff (13 personas incl. moderador virtual)

Seguridad edificio

Agencia + freelance

$38,000

Mobiliario (sillas, mesas, podio, atril)

—

Renta de mobiliario

$12,000

Plataforma streaming + licencias (Hopin/StreamYard)

—

Suscripción / licencia día

$5,000

Materiales (branding, señalización, badges, papelería)

—

Imprenta / diseño

$6,000

Contingencia (8% — reducida del 10% original)

—

Reserva

$13,000

TOTAL

$300,000 MXN

Costo por persona — Cálculo exacto y razonado

$2,500

Costo real presencial

$285,000 costos presenciales ÷ 120 pax

$375

Costo remoto

$15,000 infra streaming+plataforma ÷ 40 pax

$1,875

Costo promedio total

$300,000 ÷ 160 participantes totales

Qué se sacrifica vs. propuestas anteriores: (1) Contingencia baja de 10% a 8% — menos margen de error. (2) Catering: $800/pax vs. $1,200/pax anterior — menú de calidad pero sin los ingredientes premium. (3) Sin producción extra de iluminación dramática. (4) Staff sin agencia especializada en 2 roles — se usan freelancers verificados.

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PROPUESTA C · Cierre

Decisiones Difíciles, Riesgos y Planes de Acción

Qué se consideró y descartó, qué puede fallar y cómo mantener la calidad

Las 4 decisiones más difíciles de este ajuste

1. Elegir venue no verificado al 100%

Se descartó un hotel boutique (Hyatt Regency Santa Fe) porque el brief pedía algo diferente, aunque el hotel hubiera sido más fácil de contratar. Se eligió corporativo por diferenciación — con la conciencia explícita de que requiere verificar disponibilidad antes de comprometerse. Alternativas en backup: Torre Aries, Punta Santa Fe Corporativo.

2. Reducir catering de $1,200 a $800/pax

Era la única palanca grande para cuadrar $300K. Se mantuvo kosher-style porque es un requerimiento no negociable. Lo que se sacrificó: ingredientes de mayor costo (trufa vegana, superfoods premium) y vajilla de diseño — se usa servicio estándar de calidad pero no gourmet. Riesgo: si alguien del equipo tiene expectativas de propuesta anterior, habrá contraste visible.

3. Confiar en elevadores como punto crítico

En venue horizontal, el flujo es simple. En piso 14, los elevadores son el único cuello de botella real del evento. Se diseñó el registro escalonado para mitigarlo, pero si el edificio solo tiene 2 elevadores disponibles (no 4), el tiempo de subida se duplica. Es el supuesto más riesgoso del plan y requiere verificación previa on-site obligatoria.

4. No forzar networking híbrido durante breaks

La alternativa considerada fue hacer networking mixto (presencial + remoto) durante coffee breaks. Se descartó porque la experiencia resultante es mediocre para ambos: el presencial siente que está pegado a una pantalla en lugar de moverse, y el remoto siente una conversación artificial. Se separaron intencionalmente — mejor que cada grupo tenga una experiencia real en su contexto.

Riesgos específicos de la nueva configuración + plan de acción

Elevador satura en registro

Plan: Activar escaleras como vía secundaria con hostess guiando. Pre-acordar con administración 1 elevador exclusivo para el evento durante 8:30-9:30 AM. Si no es posible: extender registro 15 min.

Viento en terraza (rooftop)

Plan: Pre-verificar condición climática 72h antes. Si viento >30 km/h: mover coffee breaks al interior con disposición lineal. La sala de 380m² puede absorber breaks + sala principal con reconfiguración de mobiliario en 20 min.

Streaming se cae con 40 remotos

Plan: Activar routers 4G de respaldo en <3 min. Si persiste: moderador virtual manda link de YouTube Live privado a los 40 remotos por WhatsApp. Grabación local continúa siempre. No se detiene el evento.

La única forma de mantener calidad alta con $300K

Concentrar el presupuesto en lo que el asistente percibe directamente: el espacio físico, la comida y la experiencia de participación. Recortar en lo invisible: iluminación de producción, materiales premium, producción decorativa. Un evento bien ejecutado con catering honesto, AV funcional y flujo pensado se recuerda mejor que uno con decoración espectacular y desorganización. Esa es la apuesta de esta propuesta.

Plan Evento Corporativo CDMX 2026 — Rev. 2 Página 15